AIという言葉を耳にする機会が増えました。
取引先が活用を始めた。ニュースで業務効率化の事例を見た。社員から新しいツールの導入を提案された。そんな場面で、「自社も何か始めたほうがよいのでは」と感じている経営者の方もいるでしょう。
一方で、AI活用というと、大きなシステムを導入したり、専門の担当者を置いたりする姿を想像しがちです。
費用がどのくらいかかるのか。自社の仕事に使えるのか。情報管理は大丈夫なのか。導入しても、社員が使わなければ意味がありません。
考えることが多いため、興味はあっても具体的な一歩を決められない。中小企業のAI活用では、こうした状態も珍しくありません。
中小企業のAI活用は、大きな改革だけではありません
AIを活用する目的は、最新の技術を導入した会社になることではありません。
日々の仕事を少し進めやすくすること。考える時間を確保すること。社内に散らばった情報を整理すること。こうした変化も、十分にAI活用と呼べます。
たとえば、次のような業務です。
- 会議前に過去の議事録を整理する
- 報告書の構成案をつくる
- 社内向けの案内文を読みやすく整える
- 新しい企画の論点を洗い出す
- 複数の意見を比較し、検討項目をまとめる
- 定型的なメールの下書きを作成する
いずれも、大規模なシステム開発を前提としたものではありません。人が最終確認をすることを前提に、作業の一部を補助してもらう使い方です。
毎回30分かかっていた準備が少し短くなれば、その分だけ顧客対応や社員との対話に時間を使えます。AI業務効率化は、こうした小さな余白を積み重ねるところから始められます。
何から始めるかを決められない理由
AIの情報を調べると、さまざまなサービスや成功事例が見つかります。しかし、他社で成果が出た方法が、そのまま自社でも役立つとは限りません。
業種、社員数、仕事の進め方、扱う情報、顧客との関係によって、適した活用方法は変わるからです。
特に中小企業では、一人が複数の業務を担当していることも多く、業務の流れが担当者の経験に支えられている場合があります。便利なツールを追加した結果、確認作業が増えたり、入力先が増えたりすることもあります。
そのため、最初に考えたいのは「どのAIを使うか」ではなく、「社内のどこで時間や手間がかかっているか」です。
目立つ課題より、繰り返している作業を見る
月に一度しか発生しない大きな業務より、毎日少しずつ発生する作業のほうが、最初の検討対象として適していることがあります。
資料の体裁を整える。似た内容のメールを何度も作る。会議のために複数の報告を一つにまとめる。必要な情報を過去のファイルから探す。
一つひとつは小さな作業でも、積み重なると多くの時間を使います。社員が「仕事だから仕方がない」と受け入れている作業の中に、見直せる部分が隠れていることもあります。
AIに任せる範囲と、人が判断する範囲を分ける
AIは、情報の整理、文章の下書き、アイデアの比較などを得意としています。一方で、経営判断や顧客との約束、数字の確定、専門的な判断まで任せきるものではありません。
まずは、AIがたたき台を作り、人が内容を確認する流れから始めると、役割を整理しやすくなります。
「作業をすべて自動化する」と考えると導入のハードルが上がりますが、「最初の下書きを手伝ってもらう」と考えると、試せる業務が増えてきます。
AIだけを見ず、経営全体から順番を考える
中小企業のDXでは、ツールの導入よりも、取り組む順番が結果を左右します。
業務を効率化したいと思っていても、実際の問題が会議の進め方や役割分担にある場合、AIを入れるだけでは状況が変わりません。情報が整理されていなければ、AIに渡す内容も安定しないでしょう。
株式会社トリオコーポレーションでは、AIを単独のテーマとして切り離すのではなく、経営全体の中で活用方法を整理します。
現状を聞いてから、取り組む場所を見つける
同社が大切にしているのは、最初から特定の方法を当てはめるのではなく、経営者の話を聞き、現在の課題や業務の流れを整理することです。
代表は、中小企業の経営現場で、業務改善やRPAを含むDX、会議の合理化、社内プロジェクトなどに取り組んできました。
その経験をもとに、「AIを入れられるか」だけでなく、「今この業務を見直すことが、会社にとって意味があるか」という視点から検討します。
小さな試行と、その後の運用を分けて考えない
ツールを使い始めても、利用方法が一部の社員にしか分からなければ、社内には定着しません。
誰が使うのか。何を入力してよいのか。出力内容を誰が確認するのか。うまくいかなかったときに、どこを見直すのか。
こうした運用まで考えておくことで、AI活用が一時的な試みで終わりにくくなります。
経営顧問としての壁打ち、事業計画の立案と実行支援、プロジェクトを進めるCOO代行まで対応しているため、検討段階だけでなく、その後の進め方も経営課題に合わせて相談できます。
尾張旭市から、地域とオンラインの両方で考える
株式会社トリオコーポレーションは、愛知県尾張旭市を拠点に、中小企業、小規模法人、個人事業主の経営を支援しています。
地域で顔を合わせながら相談したい場合も、オンラインで定期的に状況を整理したい場合も、会社の規模や課題に応じて進め方を検討できます。
AIやDXの話だけをするのではなく、事業計画、組織、業務改善なども含めて話せることは、「何が本当の課題なのか、まだ言葉にできていない」という段階での相談材料になります。
たとえば、こんな場面から考えられます
毎月の会議前に、各部署から異なる形式の報告が届く会社を想像してみてください。
担当者は内容を確認し、数字や課題を一つの資料にまとめます。表現を整えるだけで時間がかかり、会議では資料の説明に多くの時間を使ってしまいます。
この場合、いきなり会議全体を自動化する必要はありません。
まず報告項目をそろえる。次に、文章の要約や論点整理だけをAIに補助してもらう。そのうえで、会議では判断が必要な項目に時間を使う。
こうして業務の順番を分けると、AIを使う場所と、人が話し合う場所が見えやすくなります。
納得して進めるために確認したいこと
中小企業のAI活用では、機能の多さだけでサービスを選ばないことも一つの視点です。
自社の業務に合っているか。社員が無理なく使えるか。情報の取り扱いに問題はないか。導入後の確認方法が決まっているか。費用に対して、どの作業を減らしたいのか。
これらを整理してから試すと、導入すること自体が目的になりにくくなります。
最初から正解を決める必要はありません。気になっている作業を一つ選び、現在の手順と所要時間を書き出してみる。それだけでも、相談するときの材料になります。
「AIで何ができるか」ではなく、「今の仕事のどこを少し進めやすくしたいか」。
その問いから始めることで、自社に合った小さな一歩が見つかります。